DUNIA USAHA
1. Manfaat Komputer Dalam Bisnis
Fungsi dari komputer dalam 30 tahun ke belakang hanya sebatas
penghitungan, pencatatan, surat-menyurat, dan eksekusi sederhana lainnya.
Namun pada saat ini seiring didukung oleh perkembangan dari komputer dan
perangkat lainnya, kegunaan komputer lebih luas, mulai dari hiburan, keperluan
kantor, menganalisa, sumber informasi, dan mengontrol sesuatu.
Dalam kegiatan transaksi rutin pada perusahaan retail digunakan mesin
cashier, segala bentuk transaksi dapat tercatat dengan jelas, pihak manager
retail juga dapat mengontrol segala kegiatan dari mesin cashier dengan cepat,
kapanpun, dan dimanapun dengan terhubung jaringan internet.
Dalam dunia bisnis, komputer biasanya digunakan untuk proses
administrasi keuangan, statistic kemajuan, data stok barang, prediksi untuk
penjualan, bahkan hingga untuk merencanakan bisnis masa depan, dsb. Dalam
hal tersebut diperlukannya data-data perusahaan yang valid dan diinput
kedalam software komputer, dikelola dalam software, sehingga menghasilkan
laporan yang diinginkan oleh owner/manager sebuah usaha untuk mengambil
sebuah kebijakan untuk suatu usaha atau mengetahui perkembangan suatu
usaha.
2. Evolusi Pengolahan Data
Di era perdagangan yang semakin besar dan bebas, memunculkan
banyaknya persaingan dan saling adu unggul dalam hal produk, ini merupakan
tantangan yang tidak mudah bagi pelaku bisnis. Ini menjadi isu bagi bangsa
dan rakyat Indonesia untuk dapat bersaing secara sehat dan tidak sikut
menyikut dengan cara yang tidak baik atau melakukan kecurangan. Untuk itu
diperlukan evolusi dalam pengolahan data agar tidak terjadi kecurangan dalam
hal manipulasi data.
TAHAP 1:
- Tujuan utama tugas manusia digantikan oleh komputer adalah
penghematan biaya dari berbagai sektor.
TAHAP 2:
- Perluasan aplikasi bertujuan mengalihkan SDM ke service, quality control,
operasional, analisa pengembangan system, dll (pekerjaan yang tidak bisa
digantikan dengan komputer).
TAHAP 3:
- Pengendalian dalam pembelian dan penjualan.
TAHAP 4:
- Menganalisa data-data yang sudah di input, untuk memprediksi penjualan
kedepannya.
Dampak yang terjadi adanya evolusi pengolahan data adalah bisa
digantikannya peranan manusia, dimana semua proses input di lakukan oleh
media komputer. Contoh profesi yang tergantikan oleh teknologi :
a. Agen Penjualan, pada dasarnya agen penjualan sangatlah penting untuk
mempromosikan suatu barang atau jasa, tetapi dalam era sekarang agen
penjualan tergantikan dengan adanya e-commerce.
b. Kasir, di negara-negara maju kasir mulai tergantikan dengan teknologi,
pelanggan dapat langsung menscan barcode yang tertera dalam produk
yang terhubung dengan alat pembayaran digital. Struk pembayaran
digunakan untuk pengecekan barang saat pelanggan meningalkan area
perbelanjaan.
c. Teller, peranan teller sedikit tergantikan dengan mesin ATM (Anjungan
Tunai Mandiri) dalam melakukan beberapa jenis transaksi, seperti transfer,
setor tunai, melakukan validasi, dll.
d. Operator Telepon, pekerjaan operator telepon sedikit digantikan dengan
mesin penjawab otamatis dalam menjawab beberapa pertanyaan dengan
memberikan panduan tentang hal-hal yang sering ditanyakan pelanggan
atau customer.
e. Tukang pos, surat berbentuk fisik mulai digantikan dengan e-mail (electronic
mail). Sedangkan untuk perihal surat yang tidak bisa diketik dapat
menduplikasikan dengan cara discan.
f. Administrasi, profesi di bidang administrasi paling banyak perubahan yang
signifikan dengan adanya perkembangan teknologi, dari mulai pendaftaran,
proses validasi, pencatatan, pembukuan, pelaporan, penyimpanan dan
segala bentuk informasi dapat diproses komputer.
g. Masih banyak profesi lainnya yang tergantikan oleh teknologi komputer.
Profesi baru dalam dunia digital dan evolusi pengelolahan data yaitu
programmer, data analyst, database administrator, dll.
3. Dasar-dasar Database
Basis Data atau Database merupakan suatu sistem untuk menyimpan
data dalam kapasitas besar dengan efisien dan tidak akan terjadi redudansi
data atau pengulangan data sehingga data menjadi lebih akurat. Database
adalah bagian tak terpisahkan dari aplikasi web. cPanel sudah memiliki shortcut
yang memungkinkan manajemen database dapat dilakukan dengan lebih
mudah. Asal usul komputasi Big Data dapat ditelusuri kepengembangan basis
data di Indonesia 1960-an. Bagian utama dari sejarah komputasi, database
telah difokuskan tentang menangkap, menyimpan, mengelola, menanyakan,
dan menganalisis data terstruktur.
Apa yang dimaksud dengan database? Bagian berikut menjelaskan arti
data dan spreadsheet. Database diperkenalkan dengan menggunakan
spreadsheet sebagai titik awal.
a. Data
Data dapat mengambil banyak bentuk, termasuk angka, teks, gambar,
hyperlink, dan suara. Data dapat tentang subjek apa saja, atau sekitar lebih
dari satu subjek.
b. Spreadsheet
Seperti yang disebutkan, berasumsi bahwa terbiasa dengan spreadsheet,
beberapa contoh umum adalah Microsoft Excel, LibreOffice Calc, dan
Google Sheets. Spreadsheet digunakan sebagai titik awal untuk
menggambarkan basis data.
Spreadsheet dan basis data keduanya digunakan untuk menyimpan dan
mengelola data. Cara paling sederhana untuk mengekspresikan perbedaan
adalah dengan menganggap spreadsheet sebagai kalkulator besar yang dapat
diprogram dengan canggih dan database sebagai sistem pengarsipan
elektronik yang membuat data tersedia dengan cepat untuk pencarian dan
analisis. Perbedaan utama antara spreadsheet dan database adalah
bagaimana mereka menyimpan, memanipulasi dan jumlah data yang terlibat.
Proses pengolahan data dibagi menjadi beberapa tahapan:
a. Origination: proses pengumpulan data.
b. Input: memasukan data ke sistem komputer melalui media input (perangkat
keras).
c. Processing: proses seperti klasifikasi data pengurutan data, pengendalian
atau mencari data di lakukan pada proses ini.
d. Output: hasil daripada proses mengolah suatu data yang berisikan
informasi sesuai dengan data yang sudah di inputkan.
e. Distribution: proses memberikan hasil output kepada yang membutuhkan
suatu informasi.
f. Storage: hasil akan disimpan kedalam media penyimpanan atau storage
device untuk memudahkan proses pencarian apabila di kemudian hari akan
digunakan kembali.
Metode-metode pemrosesan data akan selalu berubah mengikuti
perkembangan dunia modern. Pesatnya perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi membawa dampak perubahan pada metode pemrosesan data.
Contoh-contoh metode pemrosesan data antara lain:
a. Pemrosesan Data dengan Metode Manual, Pada prosesnya masih
menggunakan tangan dan beberapa alat bantu untuk mengolah data.
b. Pemrosesan Data dengan Metode Electromechannical, data-data
diproses menggunakan kemampuan manusia dan digabung dengan
kemampuan mesin.
c. Pemrosesan Data dengan Metode Punched Card Equipment: data-data
diproses dengan menggunakan semua peralatan yang disebut sistem
warkat unit.
d. Pemrosesan Data dengan Metode Electronic Komputer: Keakuratan
informasi dari hasi proses data dengan metode ini sangat tinggi serta hanya
memerlukan waktu yang begitu singkat karena pada prosesnya sudah
menggunakan teknologi komputer.
e. Pemrosesan Data dengan Metode Network Office: Pada prosesnya,
jaringan komputer perkantoran digunakan untuk pengolahan data-data. Hal
ini disebabkan karena diproses secara online baik dalam pembuatan
transaksi maupun laporan.
4. Sistem Manajemen Basisdata
Merupakan software khusus yang berguna untuk mengolah data yang di
inginkan di dalam basis data atau database. Sistem manajemen BasiData biasa
disebut senagai Database Management System (DBMS).
DBMS memiliki hubungan yang erat dengan sistem basis data. DBMS
dan database merupakan pembentuk suatu sistem basis data. Sistem basis
data akan terbentuk apabila adanya interaksi dan saling terhubung antara
DBMS dengan database.
Menghindari kekacauan pada saat pengolahan atau pemrosesan suatu
data yang berjumlah banyak, maka dalam jaringan komputer harus
menggunakan DBMS. Pengantara antara database dan pengguna adalah
DBMS dan pengguna juga harus menggunakan bahasa database yang sudah
ditentukan agar dapat berinteraksi dengan DBMS.
Sebuah sistem yang efektif untuk memanajemen dan mengorganisir
sumber daya data. Itulah pengertian DBMS oleh Gordon C. Everest.
Berikut ini merupakan beberapa tujuan dari pemanfaatan DBMS pada
jaringan komputer perusahaan berdasakan fungsinya sesuai dengan pengertian
DBMS:
a. Memelihara serta mengelola data dengan konsisten.
b. Untuk mengganti tempat penyimpanan fisik seperti pembukuan di media
buku besar menjadi ke dalam emdia elektronik.
c. Untuk memperoleh data yang sama serta memperoleh lebih banyak
informasi.
d. Agar basis data dapat digunakan secara bersamaan oleh beberapa
pengguna.
e. Cepatnya proses pengolahan data.
f. Tidak perlu menggunakan space yang besar untuk menyimpan data.
g. Keamanan data sangat terjaga.
h. Meminimalisir terjadinya perubahan data dan mengawasi adanya
pembaharuan data.
i. Menghindarai serta mencegah terjadinya inkonsisten dan duplikasi data.
j. Bertanggung jawab untuk mengolah data yang besar.
k. Mendukung bahasa quary.
l. Pengawasan backup database dan pemulihan dari kesalahan
Software DBMS yang sering digunakan untuk mengelola database
perusahaan jenis-jenisnya antara lain:
a. MySQL
b. Oracle
c. Microsoft SQL Server
d. Firebird
Pada umumnya sistem manajemen pengelolaan data memiliki beberapa
fungsional yang menjadi komponennya, yaitu :
a. File Manager
Dalam komponen ini, digunakan untuk representasi suatu informasi
yang tersimpan di dalam media penyimpanan elektronik.
b. Database Manager
Di dalam komponen ini, menyediakan sarana untuk antarmuka data
low level yanga da pada program aplikasi database.
c. Query Processor
Digunakan untuk menerjemahkan query yang di input agar dapat di
mengerti oleh database manager.
d. DML Precompiler
Digunakan untuk melakukan konversi perintah DML biasanya
ditambahkan ke dalam program aplikasi dalam bahasa utama prosedur
normal.
e. DDL Compiler
Digunakan untuk mengkonversikan perintah DDL di dalam tabel
yang berisikan data utama.
Kekurangan Sistem Manajemen BasisData (DBMS) antara lain:
a. Ukurannya cukup besar karena DBMS sangat kompleks.
b. Pada penggunaannya dinilai cukup kompleks.
c. Biaya bergantung pada fungsi yang disediakan serta lingkungan tempat
penggunaannya.
d. Hardwarenya memiliki biaya tambahan.
e. Bagi pengguna DBMS yang baru akan dikenakan biaya konversi.
f. Performa kinerja akan menurun seiring berjalannya waktu.
g. Kemungkinan untuk mengalami kegagalan yang besar akan terjadi karena
penurunan performa seiring berjalannya waktu.
5. Data Menguntungkan Bisnis
Mengumpulkan dan menganalisis data sangat penting untuk bisnis kecil
karena itu dapat meningkatkan efisiensi dan profit suatu usaha. Data dapat
memberikan catatan tentang apa yang telah berlangsung, siapa pelanggannya,
apa demografisnya, apa yang telah mereka beli dan kapan pelanggan biasa
membelinya, dari hal tersebut dapat memungkinkan suatu usaha menemukan
tren, misalnya produk favorit pelanggan, kapan waktu untuk stock barang. Data
bisa berikan arsip yang bisa dicari dan mengelompokkan produk yang dijual
bersamaan. Penggunaan data dalam bisnis kecil yaitu mencari tahu seberapa
besar progress perkembangan bisnis tersebut, dan data dapat membuat
mereka tertarik untuk mencari tahu lebih lanjut apa yang harus dilakukan
kedepannya untuk menjadi usaha yang lebih besar. Semua bisnis
mengumpulkan rincian tentang pendapatan dan pengeluaran untuk memenuhi
persyaratan pajak. Banyak bisnis yang mengumpulkan nama dan alamat
pelanggan mereka sehingga mereka dapat menghubungi mereka untuk
melakukan promosi yang lebih privasi.
Manfaat yang bisa didapat dari penggunaan basis data dalam sebuah bisnis.
a. Memberikan Pemahaman yang Solid tentang Pelanggan
Bisnis kecil dapat secara efektif bersaing dengan perusahaan besar
dengan menargetkan pasar. Data membantu bisnis memahami pelanggan
lebih baik dan mengidentifikasi pasar ini lebih akurat, dengan menyimpan,
menyortir, dan memfilter data tentang pelanggan. Usaha kecil ditempatkan
dengan baik untuk membangun hubungan pribadi bersama pelanggan dan
pemasok. Penggunaan data secara efisien dapat menambah ekstra bobot
untuk keuntungan ini. Mempertahankan hubungan yang erat dengan
pelanggan, tidak hanya membantu bisnis tersebut dalam mempertahankan
pelanggan, tetapi juga dapat membantu profil pelanggan untuk pemasaran
kedepan.
b. Mendapatkan Pemahaman yang Lebih dalam tentang Penjualan
Dengan mengumpulkan dan menempatkan sebanyak mungkin
informasi tentang produk dan pelanggan untuk menjadi basis data,
pengusaha dapat melihat produk mana yang diminati, dan pelanggan
kembali untuk pesanan berulang, barang mana yang tidak laku dengan
baik, dll. Fungsi-fungsi ini sangat memakan waktu bila dilakukan secara
manual. Misalnya, mengetahui 10 pelanggan teratas yang dapat dilihat
secara langsung. Pengusaha dapat membuat penawaran khusus hanya
untuk orang-orang / pembisnis lain atau mungkin membuat skema imbalan
untuk pelanggan setia ini.
c. Kontrol Stok yang Efisien
Dengan hanya melihat sekilas ke basis data, pengusaha dapat
melihat stok barang dan dari mana memesan persediaan selanjutnya. Basis
data juga dapat memperingatkan saat persediaan hampir habis sehingga
pelaku usaha dapat memesan lebih banyak sebelum kehabisan barangbarang penting.
d. Menanggapi Perubahan
Database yang terorganisasi dengan baik dapat membantu bisnis
merespon perubahan dan membuat keputusan. Jika data yang mencakup
banyak operasi bisnis tersedia melalui tautan tabel dalam database,
manajer dapat memperoleh pemahaman holistik tentang arus keadaan
bisnis sebelum membuat keputusan. Hal ini sangat berkaitan dengan usaha
kecil, yang seringkali dapat merespon lebih fleksibel untuk berubah
daripada bisnis yang lebih besar. Ini sering disebabkan oleh kurangnya
hierarki dalam usaha kecil.
e. Analisis data
Kemampuan query dan pelaporan dari database menjadikannya
sangat berharga. Sumber daya yang mampu untuk menganalisis data dan
memprediksi tren di masa depan, karena mereka dapat menarik data
secara bersamaan. Sebagai contoh, sebuah laporan dapat menunjukkan
bahwa penjualan produk tertentu meningkat setelah e-mail promosi,
sementara penjualan produk lain meningkat setelah promosi di toko.
f. Meningkatkan Keamanan Data
Kontrol dan otorisasi keamanan dapat diimplementasikan dalam
database dengan memindahkan data sensitif ke dalam tabel terpisah
dengan kontrol otorisasi sendiri. Ketika pengguna database masuk, mereka
hanya akan dapat mengakses data yang mereka diizinkan untuk melihat.
Misalnya, mungkin ada pembatasan pada bidang tersebut sebagai gaji
karyawan, yang hanya dapat dilihat oleh mereka yang berhubungan
langsung dengan daftar gaji.
6. Suatu Usaha Tidak Menggunakan Database
Alasan mengapa usaha kecil mengabaikan dalam menggunakan data
mereka untuk penggunaan yang bermanfaat seperti yang dibahas dalam
bagian sebelumnya. Tujuan dari bagian ini adalah untuk membantu pengusaha
memahami mengapa pengusaha belum mengambil keuntungan dari data yang
mereka punya. Tujuannya juga untuk mendorong pengusaha menjauh dari
keraguan yang mungkin dimiliki, yaitu:
a. Terlalu mahal
Banyak usaha kecil memiliki anggaran kecil dan menganggap
database terlalu mahal. Mereka percaya bahwa mereka harus membayar
ahli untuk membuat database. Namun perangkat lunak itu sendiri tidak
mahal dan versi open-source juga tersedia, misalnya Microsoft Access
mungkin sudah tersedia di versi Microsoft Office yang mereka gunakan, dan
beberapa suite perangkat lunak open-source memiliki database paket yang
tersedia, seperti OpenOffice dan LibreOffice. Kekhawatiran juga dapat
muncul bahwa perangkat keras baru dan mahal diperlukan. Ada banyak
pilihan, yang paling penting adalah database yang disimpan di
cloud/storage, yang membutuhkan investasi minimal dan pemeliharaan
perangkat keras.
b. Terlalu Mengganggu
Jika sebuah perusahaan berjalan dengan lancar mungkin ada
kekhawatiran bahwa implementasi sebuah database akan mengganggu
status dan menyebabkan kejatuhan dalam bisnis. Mungkin khawatir bahwa
suatu periode waktu akan muncul masalah saat menerima pesanan. Pindah
fisik ke database ke metode penyimpanan elektronik tidak sesulit yang
pengusaha pikirkan. Misalnya, biasanya ada metode cepat untuk
mentransfer data antara database dan spreadsheet dan sebagian besar
data dapat dengan cepat dimanipulasi ke titik dimana ia dapat disajikan
pada file spreadsheet. Sebuah cara yang masuk akal untuk memulai adalah
memilih area bisnis pengusaha untuk ditempatkan ke database, sehingga
setiap orang bisa mendapatkan dan digunakan untuk sifat teknologi baru.
Misalnya, pengusaha dapat memindahkan spreadsheet tentang detail
kontak pelanggan ke satu tabel di bagian database dan memungkinkan
karyawan menjadi terbiasa untuk mengakses dan mengubah database.
Setelah semua orang terbiasa dengan tabel pertama, pengusaha dapat
mengimpor lebih banyak spreadsheet menjadi tabel tambahan. Perlu dicatat
bahwa spreadsheet dan database dapat digunakan bersama satu sama lain
sampai semua karyawan merasa nyaman. Pengusaha harus memastikan
pembaruan hanya dibuat untuk salah satu file dan kemudian ditransfer ke
yang lain sehingga perubahan tidak ditimpa. Metode yang paling jelas
adalah membuat perubahan pada spreadsheet dan kemudian mentransfer
perubahan ke database secara berkala. Transfer semacam itu dapat
diselesaikan dengan beberapa instruksi sederhana. yang dikenal sebagai
update query. Dengan cara ini spreadsheet tetap beroperasi seperti biasa,
tetapi karyawan dapat membuka database untuk melihat bagaimana data
disimpan dan dapat menjadi terbiasa dengan mengaksesnya.
c. Akan Terlalu Banyak Waktu
Seperti dalam semua aspek kehidupan, hanya anda yang dapat
menjawab pertanyaan berulang, "Seberapa buruk pikiran anda sebelum
melakukan sebuah perubahan?" Jika pengusaha menggunakan file kertas
dan berlari di sekitar kantor dengan panik setiap kali pelanggan
menghubungi, mencari file, masuk akal untuk meningkatkan efisiensi,
pengusaha perlu menginvestasikan waktu untuk belajar tentang database,
tetapi ini pada akhirnya lebih efisien daripada waktu jika terus bekerja
dengan sistem yang kedaluarsa. Pengusaha dapat mengimplementasikan
database dalam langkah-langkah kecil, seperti yang dijelaskan dalam
paragraf sebelumnya seperti manfaat basis data dan pentingnya data untuk
bisnis kecil. Keputusan bermuara pada keseimbangan antara investasi dan
imbalan, dan terserah bisnis individu untuk memutuskan di mana ia berada
pada spektrum.
d. Terlalu Sulit untuk Belajar dan Melaksanakan
Mungkin sulit untuk mempelajari tentang basis data ketika
pengusaha belum pernah menggunakan sebelumnya. Tapi, jika sudah
menggunakan pengolah kata dan spreadsheet, langkah tersebut untuk
menggunakan database tidak sesulit yang dikira.
e. Terlalu Rendah pada Daftar Prioritas
Menjalankan bisnis kecil bisa sangat berat, dengan jam kerja yang
panjang dan sedikit waktu untuk tetap terorganisir. Pengusaha mungkin
memiliki daftar panjang hal-hal yang ingin disortir, sebelum mencoba fokus
pada data, untuk meningkatkan fungsi bisnis, pengusaha mungkin
cenderung untuk fokus pada prioritas yang lebih tinggi, seperti mengambil
langkah untuk meningkatkan manajemen kantor, menyimpan catatan, dan
menyimpan produk dan persediaan barang. Hanya dengan hal seperti itu
akan merasa dapat melihat data perusahaan. Namun jika pengusaha
memulai dengan database, kemungkinan besar yang bagian lainnya dari
bisnis akan membutuhkan organisasi yang cermat untuk proses bekerja
secara efektif. Ini karena data sering menjangkau semua area bisnis seperti
pelanggan, penjualan, dan inventaris.